Servizi Web PA

Come detto durante il Digital Day del 9 marzo scorso

"La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture"

Diciamo qualcosa sulla conservazione.
La conservazione è un processo regolamentato da un quadro normativo completo e definito, che consente di attribuire ai documenti informatici lo stesso valore legale e fiscale dei documenti cartacei.

Caratteristiche della conservazione:
• Utilizzo di uno strumento che consente la gestione dei documenti a norma di legge.
• Garanzia sull’integrità e sulla conservazione del documento nel tempo.
• Recupero di livelli ottimali di produttività
• Ottimizzazione dei tempi di reperimento ed accesso ai dati di interesse.
• Distribuzione più efficiente delle risorse aziendali.
• Massima sicurezza nella fruizione delle informazioni (prevenzione degli accessi non autorizzati)
• Recupero degli spazi precedentemente adibiti al deposito dei documenti archiviati
• Possibilità di integrare nelle applicazioni informatiche aziendali funzioni di accesso ai documenti.

Il sistema di conservazione deve garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44) AIGD.

Caratteristiche principali di un servizio di conservazione

Conservare digitalmente significa quindi sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a mantenere, con l’equivalente documento in formato digitale.

Un servizio di conservazione si dovrebbe articolare nelle seguenti principali macro fasi.
A. Analisi e gestione dei Flussi Elettronici:acquisizione dei documenti in forma digitale, ai fini della elaborazione e memorizzazione degli stessi, sul sistema di archiviazione web based.

B. Processo di conservazione: svolgimento delle operazioni necessarie per realizzare la memorizzazione, su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, dei documenti informatici, archiviati nel sistema web based, secondo le prescrizioni stabilite dalla normativa vigente in materia.

C. Utilizzo di Infrastruttura tecnologica: disposinibilità di una infrastruttura tecnologia basata su una piattaforma web based a fornire certificazione notarile ai documenti archiviati.

D. Assistenza e manutenzione: assistenza e manutenzione sia in relazione all’utilizzo della piattaforma web based, sia in relazione alla gestione di tutto il processo di conservazione.

L’AgID definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione.
Il quadro di riferimento viene ampliato dal DECRETO del 3 dicembre 2013 sulle regole tecniche, che sono state catalogate dall'AGID in specifici allegati :
Glossario/Definizioni
Formati
Standard e Specifiche tecniche
Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione
Metadati

Per ulteriori approfondimenti sul quadro normativo e Conservazione lato PA in piattaforma.